Vocabulario Técnico

21 Términos

1. Confiable: Una persona que, considerando el conjunto de información que maneja, pueda discriminar la que es confidencial respecto de la pública, y sepa reconocer quiénes son los destinatarios de cada información.
2. Asertiva: Significa decir lo adecuado, de la manera adecuada, en el momento adecuado y la persona precisa.
3. Flexible: Esto es saber desempeñarse en distintos ámbitos haciendo un buen manejo de diversas variables.
4. Organizada: Equivale a planificar de manera efectiva los diversos pasos y secuencias necesarias para lograr su objetivo.
5. Modelo: Es una herramienta que nos permite entender el funcionamiento de las cosas.
6. Flujo de información: Es una persona que está encargada de la comunicación y que ésta fluya, es una facilitadora, esto significa que no interpreta ni cambia la información sino que la hace fluir entre las personas.
7. Coordinación de agentes: Se basa principalmente, en un óptimo manejo de flujo de información. La secretaria es una de las principales encargadas de coordinar las acciones de las diversas personas que trabajan con ella.
8. Relaciones comunicativas: Las teorías afirman que es imposible no comunicarse, ya que toda conducta que realicemos será un acto de comunicación.
9. Control de los Recursos: La principal preocupación será velar por el uso eficiente de todos los recursos, y así ayudar a la economía de la empresa.
10. Valores Éticos: Están presentes en toda relación humana y laboral, estos se deben basan en la profesión que tú tengas, por ejemplo: Una secretaria se relaciona con respeto, compromiso, confiabilidad, etc.
11. Esfuerzo: Es cuando se lucha por las cosas, y así lograrlas con satisfacción aunque antes de terminarlo este cansado. 
12. Gestión: Hace referencia a la acción y a la consecuencia de administrar o gestionar algo. Al respecto, hay que decir que gestionar es llevar a cabo diligencias que hacen posible la realización de una operación comercial o de un anhelo cualquiera. Administrar, por otra parte, abarca las ideas de gobernar, disponer dirigir, ordenar u organizar una determinada cosa o situación.
13. Capacidad: Circunstancia o conjunto de condiciones, cualidades o aptitudes, especialmente intelectuales, que permiten el desarrollo de algo, el cumplimiento de una función, el desempeño de un cargo, etc.
14. Economía: Sistema de producción, distribución, comercio y consumo de bienes y servicios de una sociedad o de un país.
15. Calidad: Conjunto de propiedades inherentes a una cosa que permite caracterizarla y valorarla con respecto a las restantes de su especie.
16. Rol: Función que una persona desempeña en un lugar o en una situación.
17. Compromiso: Acuerdo formal al que llegan dos o más partes tras hacer ciertas concesiones cada una de ellas.
18. Procesos: Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que al interactuar juntas en los elementos de entrada y los convierten en resultados.
19. Integridad: Es aquella que siempre hace lo correcto, al referirnos a hacer lo correcto significa hacer todo aquello que consideramos bien para nosotros y que no afecte los intereses de las demás personas.
20. Institución: Organismo público o privado que ha sido fundado para desempeñar una determinada labor cultural, científica, política o social.
21. Equidad:Cualidad que consiste en dar a cada uno lo que se merece en función de sus méritos o condiciones.

Diferencia de las 3E

Las diferencias de EFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA  es que:

• La eficiencia consiste en realizar la mayor cantidad de cosas posibles, utilizando la menor cantidad de recursos.

• La efectividad es la medida que se aplica para saber si las cosas están bien hechas.

• La eficacia es cuando se consigue y se logra el impacto esperado.

Tareas de la Secretaria

Las Tareas principales de la Secretaria son:

Documentos: Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.

Llamadas: Recibe, realiza y lleva un orden cronológico de las llamadas.

Atención: Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la Institución y público en general.

Uso  Eléctricos: Hace uso de máquinas, computadores e impresoras de manera correcta, haciendo más fácil y rápido sus funciones.

Archiva: La correspondencia y documentos enviado y/o recibido.

Registro: De entrada y salida de la correspondencia, actualiza la agenda de su superior, anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la unidad.

Orden: Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, estantes, libros, entre otros. 

Cumple con las normas y procedimientos en materia de integral,establecidos por la organización 

Decálogo

El Decálogo de la Secretaria:

1. Sé siempre sincera pero sin ofender . El deseo de servir y no el de servirse debe ser el faro orientador de tu sinceridad.

2. Esfuérzate en despertar en ti y en todo lo que te rodea el sentido ético latente en todo ser humano.

3. Crea un ambiente de cordialidad en la oficina, siendo cortés, comprensiva y cooperativa.

4. Debes educarte profesionalmente para perfeccionar tus conocimientos. La responsabilidad es uno de los pilares donde descansa el éxito.

5. Tú entusiasmo aumenta tu eficiencia te permitirá cosechar grandes satisfacciones.

6. Se discreta y utiliza el tacto con todos, con tus superiores, con tus subordinados, con tus compañeros, con tus colaboradores, con las personas que atiendes y puedes ayudar.

7. Ama tu trabajo, amando tu trabajo amas al prójimo y también a Dios.

8. Respeta a los demás y a ti, recuerda que así se gana el derecho a ser respetada.

9. Interésate sinceramente en todo lo que te rodea. Este sincero interés te permitirá desarrollar al máximo todos tus personalidades.

10. Actua con lealtad, pero que la máxima expresión de tu lealtad no sea tu adhesion incondicional a una persona, sino a lo bueno, a lo correcto, a lo ético a lo justo.

Secretaria

Historia y Evolución

Las primeras secretarias eran normalmente hombres, cuando las mujeres comenzaron acentuarse en este tipo de trabajo se le dio el nombre de "Mecanografía" derivado de la actividad de traspasar documentos a través de la máquina. Posteriormente cuando estas mecanógrafas comenzaron a utilizar nuevas técnicas se convirtieron en secretarias. El término Secretario viene del vocablo griego "Secretum" que significa Secreto su origen de la palabra Secretario es remoto según la historia y como único antecedente el primer Secretario nació en Roma. Antes de formarse el Imperio existían secretarias que eran esclavas bien educadas y de bastante confianza.

Se presume que la profesión nació de una simple actividad y como consecuencia de la necesidad que tiene una persona a quien confiar asuntos importantes siendo esta discreta responsable y leal.

Perfil

El perfil de la Secretaria debe ser:

• Personalidad equilibrada y pro-activa.       
• Autoestima positiva.   
• Capacidad de adaptación a los cambios.        
• Habilidades comunicativas y escucha activa.        
• Capacidad de crear, innovar e implementar.       
• Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.       
• Disposición para trabajar en equipo.     
• Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.     
• Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.      
• Espíritu de superación.     
• Flexibilidad.       
• Sentido de humor.         
• Resistencia física y nerviosa.       
• Agudeza visual.
• Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como son:       
• Técnicas de archivo.         
• Técnicas de oficina.        
• Digitación o mecanografía.        
• Uso apropiado del teléfono.       
• Manejo y organización de la agenda.       
• Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa.      
• Manejo adecuado de documentos.        
• Conocimiento y dominio del idioma del país.  

Valores

·    Autonomía: Reconoce la dignidad  humana para favorecer el ejercicio de la libertad.

·   Ética: Acción moral que orienta el quehacer de los miembros del despacho, en estricto apego a principios morales, expresados en la obtención plena de su compromiso con la institución y la sociedad.

·  Dignidad: La secretaria debe de abstenerse de cualquier comportamiento que presuponga descrédito y desempeñar el   ejercicio de su profesión con honra y dignidad.

·  Lealtad: Concebida como la fidelidad con la institución y evidenciada mediante una actitud positiva de pertenecer a estas instancias.

·   Responsabilidad: Cumplir con los deberes, obligaciones y responsabilidades asignadas para el logro de los objetivos institucionales, aportando lo mejor de si mismo.

·   Servicio: Desempeñar las funciones y actividades que les corresponden con calidad, eficacia y eficiencia para satisfacer las necesidades y expectativas de la institución.

·   Solidaridad: Ser solidario se manifiesta en dar algo: tiempo, dinero, esfuerzo, trabajo en favor de otros sin esperar nada a cambio.

·   Transparencia: Actuar con claridad y óptima utilización de todos los recursos, manejando la información en forma ágil, completa y veraz, generando confianza en la comunidad.